Ab dem 1.1.2025 gelten für den Empfang und den Versand von Rechnungen neue gesetzliche Regelungen. Zuerst wird hier in diesem Artikel eingegrenzt, welche Fälle neu gefasst werden und anschließend werden die konkreten Vorschriften beschrieben.

Hintergrund:
Ziel dieser gesetzlichen Neuregelungen ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug (in Deutschland geschätzter Schaden in Höhe von 23 Mrd. EUR) und natürlich auch eine größere Transparenz über Einkünfte. Dieses System wird bereits in Italien umgesetzt. Für grenzüberschreitende Rechnungsstellung sind EU-Neuregelungen in Planung. Es wird angestrebt, dass alle Rechnungsdaten (komplett oder als USt-relevante Datenextrakte) an eine zu installierende Zentralstelle übermittelt werden. Weder in der EU noch in Deutschland gibt es bisher dafür einen rechtlichen Rahmen, geschweige denn die technische Infrastruktur.

Welche Rechnungen betrifft diese Neuregelungen?
Neu geregelt wird der Versand und Empfang von Rechnungen im Unternehmensverkehr, also zwischen Unternehmen (B2B-Rechnungen). Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht betroffen.

Betroffen sind steuerbare und umsatzsteuerpflichtige B2B-Rechnungen im Inland, mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250 (und Fahrausweisen).
Somit unterliegen z.B. Bewirtungsbelege mit Beträgen über EUR 250 der Neuregelung.
Kleinunternehmer, die keine USt in Rechnung stellen müssen, müssen ebenfalls E-Rechnungen empfangen (und versenden) können.

Was ist neu?
Elektronische Rechnungen müssen ein bestimmtes gesetzlich definiertes Format haben, das weiter unten beschrieben wird. Wie bisher gilt, dass die unveränderliche Ablage und Archivierung (revisionssicher) der ein- und ausgehenden Rechnungen für das Finanzamt sichergestellt sein muss.

Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem maschinenlesbaren und strukturierten elektronischen Format (XML), das konform zur Europäischen Norm EN 16931 ist. (EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Alle anderen Rechnungsformate heißen Sonstige Rechnungen: Papier, ‚reines‘ PDF, Excel, Word oder andere nicht-EN 16931-konforme elektronische Formate…

Eine E-Rechnung kann es in Deutschland in 2 Formaten geben:

1. X-Rechnung: Nur maschinenlesbar
Elektronische Rechnungen sind zwar maschinenlesbar, aber ohne geeignete Software nicht für Menschen lesbar. In Deutschland wird bereits die X-Rechnung vor allem im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern genutzt. Sie ist ein rein XML-basiertes Rechnungsformat, also für den Menschen nicht einfach lesbar.

2. ZUGFeRD als „hybride Rechnung“ ist auch von Menschen lesbar
Um das Handicap der Lesbarkeit für Menschen aufzuheben, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt. Eine ZUGFeRD-Rechnung umfasst die visuelle Darstellung der Rechnung für den Menschen als PDF und enthält eingebettet die maschinenlesbaren strukturierten Daten (XML). Dies wird hybride Rechnung genannt.

Laut Artikel 27 des Wachstumschancengesetzes zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllt die X-Rechnung und das Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die gesetzlichen Anforderungen an eine „elektronische Rechnung“.
Hinweis: Es gibt weitere Formate (in Europa), die der Norm EN 16931 genügen.

Problem der hybriden Rechnung
Für das Finanzamt, d.h. rechtlich bindend, ist nur der maschinenlesbare XML-Teil der Rechnung. Der PDF-Teil ist eine „Visualisierung“ der Rechnung und nicht rechtlich bindend! Damit schafft der Gesetzgeber die Grundlage für ein bundes- und später EU-weites automatisiertes Clearing-Verfahren für Rechnungen. Vorsicht also bei der „Dunkelverbuchung“: Der Empfänger der Rechnung muss prüfen und sicherstellen, dass beide Teile der Rechnung (XML- und PDF) identisch sind! Nicht erkannte Fehler in der Rechnung können -auch USt-rechtlich- zu seinen Lasten gehen. Dafür brauchen wir eine Software, die uns diese Funktion bietet, d.h. der XML-Teil muss so aufbereitet werden, dass wir seinen Inhalt verstehen. Diese aufbereitete Form muss dann mit dem PDF verglichen werden. Komfortabler wäre es natürlich, wenn der XML-Teil in das gleiche Format umgesetzt werden würde wie der PDF-Teil. Da dieses aber ein grafisch aufbereitetes Layout ist (Jedes Unternehmen hat ja ein eigenes Rechnungsformat), müsste die Software diese PDF-Darstellung interpretieren und die Rechnungsbestandteile erkennen (Was ist Rechnungssteller, Rechnungsbeträge, Umsatzsteuerbetrag etc). Das ist fehleranfällig und aufwändig und wäre/ ist ein Anwendungsfall für KI.

Übergangsfristen

Diese Übergangsfristen sind zu beachten:

01.01.2025
Alle Unternehmen müssen ab Anfang nächsten Jahres (1.1.2025) den Empfang elektronischer Rechnungen
akzeptieren. Bis Ende 2027 dürfen Papierrechnungen versandt werden. Andere elektronische Rechnungsformate (E-Mail, PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027
Größere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800T€ müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
Unternehmen mit geringerem Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.

01.01.2028
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden

Versand und Empfang elektronischer Rechnungen:

Elektronische Übermittlung
Es gibt bisher keine Regelungen, die die Übertragung von Rechnungen betreffen. Der Rechnungsversand ist wie bisher weiterhin per E-Mail zulässig.

Es ist aber möglich in E-Mails Links auf Portale zu versenden, in denen die Rechnung selbst dann abgerufen werden kann. Dieses Verfahren hat eine Reihe von -vor allem steuerrechtlichen- Vorteilen. Das wird aber mit erhöhtem Aufwand bezahlt und ist zur Zeit für kleine Unternehmen nicht relevant. (Weitere Hinweise dazu unten am Ende des Artikels)
Ein staatliches Meldesystem, an das alle Rechnungen übertragen werden müssen, ist angedacht. In Italien z.B. ist díes bereits realisiert. Ob dies später Auswirkungen wie z.B. auf Umsatzsteuervoranmeldungen hat, ist offen. Die EU strebt ein solches System zum 1.1.2028 an. Dies hängt aber noch im Abstimmungsverfahren in den EU-Gremien.

Fragen für den Übergang

• Kann meine (Praxis-)Software eingehende elektronischen Rechnungen verarbeiten? D.h. prüfen und anzeigen, inhaltliche Identität von maschinenlesbarem und PDF-Teil prüfen, automatisch einbuchen
• Kann meine (Praxis-)Software elektronische Rechnungen erstellen (und versenden)?
• Wenn Nein: Welche andere (Zusatz-)Software eignet sich für diese Zwecke?

Hinweise zu verfügbarer zusätzlicher Software
Die DATEV, deren Leistungen über den Steuerberater verfügbar sind, bietet mit DATEV Unternehmer Online (DUO) die Eingangsverarbeitung und Archivierung auch für E-Rechnungen. Hier können auch E-Rechnungen erstellt werden.
Daneben gibt es schon jetzt eine Reihe von Lösungen (Software), die die Rechnungsstellung übernehmen.

Quellen & weiterführende Informationen

• X-Rechnung auf Wikipedia:
  https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung
• ZUGFeRD auf Wikipedia:
  https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD
  ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
• Video des VGSD (Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland)
  Pflicht zur eRechnung (Zugang nur als Mitglied des VGSD) https://www.vgsd.de/event/pflicht-zur-erechnung-wie-du-kuenftig-rechnungen-stellen-und-verarbeiten-musst-28-11-2023
• Verband elektronische Rechnung:
  https://www.verband-e-rechnung.org/
  (Unternehmensverband)
• Forum elektronische Rechnung Deutschland
  https://www.ferd-net.de/Organisation, die den ZUGFeRD-Standard entwickelt
• Peppol ist eine EU-Initiative, die den elektronischen Rechnungsaustausch vereinfachen will https://peppol.org/einvoicing-discovering-peppol/
• XStandards Einkauf Die Standardfamilie des öffentlichen Einkaufs https://xeinkauf.de/
  mit Verweisen auf Standards auch bei der Rechnungsstellung

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel gibt den aktuellen Stand wieder. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt diese nicht.

Jochen Ratmann